TT

Nội dung

Thực hiện

Thời gian

Biểu

mẫu

Văn bản
liên quan

1

Chuẩn bị sẵn một số thiết bị thông thường : bóng điện, cầu chì, vòi tắm để thay thế khi cần

Đầu năm học Nhà trưởng dự trù mua sắm một cơ số về bóng điện cầu chì và các thiết bị thông thường khác (sử dụng kinh phí thu từ dịch vụ hè), nhập kho để có thiết bị thay thế khi cần thiết, đảm bảo việc sinh hoạt học tập của SV không bị đình trệ.

Từ ngày 10 đến ngày 20 tháng 8 hàng năm.

2

Bàn giao các thiết bị điện nước, chỉ số công tơ cho SV nội trú

Khi sinh viên vào nhận phòng ở, cùng với việc bàn giao các tài sản KTX, Nhà trưởng bàn giao thiết bị điện nước, chỉ số công tơ cho SV nội trú (có biên bản giao nhận, 2 bên ký vào biên bản)

Ngay lúc sinh viên nhận phòng ở.

Mẫu 1
 

Quyết định số 2137/BGD&ĐT ngày 28/6/1997 và đã sửa đối bổ sung theo Quyết định số 41/2002-QĐ-GD&ĐT ngày 18/10/2002 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo.

3

Theo dõi, kiểm tra, giám sát việc sử dụng điện nước của sinh viên

Hàng ngày Nhà trưởng kiểm tra việc chấp hành nội quy ký túc xá, phát hiện, ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm, nhằm bảo đảm an toàn, tiết kiệm trong việc sử dụng điện nước và phòng chống chảy nổ

Hàng ngày

Nội quy ký túc xá

4

Xử lý sự cố về điện nước

Khi phát hiện ra sự cố, hoặc nhận được phiếu yêu cầu của sinh viên nội trú, Nhà trưởng đến tận hiện trường nắm bắt sự việc và áp dụng các biện pháp cấp thiết để ngăn chặn sự cố, sau đó tiến hành lập biên bản sự việc.

Hàng ngày

Mẫu 2

5

Sửa chữa hư hỏng thông thường

Khi nhận được phiếu yêu cầu của SV nội trú, Nhà trưởng xem xét sự việc và tiến hành sửa chữa thay thế những thiết bị hư hỏng, ghi sổ và yêu cầu SV đại diện phòng ký xác nhận (làm chứng từ thanh toán)

Hàng ngày

Mẫu 3

6

Sửa chữa hư hỏng trên mức thông thường

Hư hỏng trên mức thông thường (chập cháy hệ thống điện bể vỡ các đường ống nước…) sinh viên hoặc Nhà trưởng viết phiếu yêu cầu, phụ trách KTX làm việc với bộ phận chức năng hoặc trình Giám hiệu để có kế hoạch sửa chữa.

- Trong vòng 15 ngày kể từ khi nhận được văn bản yêu cầu.

Nt

7

Thanh quyết toán tiền điện nước hàng tháng

- Nhân viên điện nước (Tổ Quản trị -Môi trường) ghi chỉ số tiêu thụ tại các phòng ở..

- Căn cứ số liệu ghi được nhân viên của Phòng Kế hoạch Tài chính lập bảng tính tiền điện, nước của từng phòng (số lượng tiêu thu nhân với đơn giá), sau đó chuyển toàn bộ kết quả đến phụ trách KTX giao cho Nhà trưởng đến từng phòng ở thu tiền (có chữ ký của đại diện phòng ở).

- Sau khi thu được tiền điện nước đầy đủ, Nhà trưởng trực tiếp nộp cho Phòng Kế toán phòng KH-TC

- Từ ngày 20 đến ngày 25 hàng tháng.

- Từ 25 tháng trước đến ngày 5 tháng sau.

- Từ ngày 5 đến ngày 15 hàng tháng.

Mẫu 4

8

Thanh toán tiền điện nước khí SV không còn ở KTX

- Nhà trưởng thanh toán và ký xác nhận không nợ cho từng SV, sau đó phụ trách KTX ghi các khoản được thanh toán vào phiếu ra khỏi KTX cấp cho SV và xóa tên trong danh sách (mạng).

- SV cầm phiếu đến các Phòng chức năng hoàn thành các thủ tục tiếp theo.

- Khi SV có đơn xin ra khỏi KTX.

 

Mẫu 5

T

T

Nội dung

Thực hiện

Thời

gian

Biểu

mẫu

Văn bản

liên quan

1

Chuẩn bị cơ sở vật chất trước lúc vào năm học mới.

- Bộ phận ký túc xá lập kế họach sửa chữa mua sắm trang bị cho KTX:

* Nhà trưởng từng khu tổng kiểm tra KTX thống kê các hạng mục sửa chữa mua sắm.

* Phó Giám đốc phụ trách KTX, tổng hợp,  và lập kế hoạch sửa chửa chữa trình Giám hiệu duyệt.

* Bộ phận chức năng  căn cứ kế hoạch đã được GH duyệt tiến hành sửa chữa.

* Bộ phận KTX phối hợp và giám sát thi công.

- Nhà trưởng dự trù và mua sẵn một số vật tư thiết bị mau hỏng (lấy kinh phí dịch vụ hè) để sẵn thay thế khi cần

- Đầu tháng 6.

- Cuối tháng 6

- Cuối tháng 6 đến trung tuần tháng 7.

-Đầu mỗi học kỳ.

- Kế hoạch năm học của Nhà trường.

2

Bàn giao phòng ở và trang thiết bị kèm theo cho sinh viên nội trú

- Nhà trưởng đến từng phòng ở và tiến hành bàn giao phòng, các trang bị tài sản trong phòng cho sinh viên nội trú

- Lập biên bản giao nhận phòng ở, hai bên ký vào biên bản, giao cho SV một bản, một bản Nhà trưởng giữ, một bản Trung tâm PV trường học giữ

Sau khi sinh viên hoàn thành việc đóng tiền KTX

Mẫu 1

3

Giám sát quá trình sử dụng, khai thác tài sản của sinh viên

Hàng ngày Nhà trưởng giành một phần lớn quỹ thời gian của ca trực đến tại các phòng ở, theo dõi đôn đốc sinh viên nội trú thực hiện nội quy KTX, đồng thời giám sát chấn chỉnh việc sử dụng trang thiết bị của sinh viên, phát hiện những hư hỏng hoặc có nguy cơ hư hỏng khắc phục kịp thời.

Hàng ngày

Mẫu 2

Nội quy Ký túc xá

4

Xử lý những hư hỏng phát sinh trong quá trình sinh viên ở KTX

- Hư hỏng thông thường (cháy bóng đèn, cầu chì, vòi nước…) sinh viên viết phiếu yêu cầu Nhà trưởng sửa chữa thay thế ngay.

- Hư hỏng trên mức thông thường (thấm giột…) sinh viên hoặc Nhà trưởng viết phiếu yêu cầu, phụ trách KTX làm việc với các Bộ phận chức năng hoặc trình Giám hiệu để có kế hoạch sửa chữa.

- Những tài sản do sinh viên làm hư hỏng (có biên bản xác nhận) Nhà trưởng sửa chữa, sau đó khẩu trừ vào kinh phí thế chấp tài sản của phòng.

- Trường hợp tài sản hư hỏng do khách quan, Nhà trưởng lập biên bản vụ việc đề nghị Nhà trường bổ sung sửa chữa (phải có hiện vật bị hư để đối chứng).

- Ngay khi nhận được phiếu y.cầu của SV.

- Trong vòng 15 ngày khi nhận được văn bản yêu cầu.

- Ngay sau khi sinh viên chuyển biên bản đến bộ phận KTX

Mẫu 3

5

Nhận lại phòng ở và  tài sản.

Cuối năm học (khi hợp đồng nội trú hết hiệu lực) sinh viên giao trả phòng ở cho Nhà trưởng, hai bên tiến hành lập biên bản giao trả phòng ở (thủ tục như biên bản giao nhận).

- Trường hợp tài sản bị thiếu hụt, hư hỏng, Nhà trưởng lập biên bản để có căn cứ khẩu trừ kinh phí thế chấp bồi thường tài  sản đã hao hụt hư hỏng.

- Cuối năm học (tháng 7)

TT

Nội dung

Thực hiện

Thời

gian

Biểu

mẫu

Văn bản

liên quan

1

Kiểm soát và đôn đốc việc đóng tiền nội trú

- Hàng ngày Giám đốc phụ trách ký túc xá, căn cứ các thông số của danh sách sinh viên trên mạng, lọc ra những HS-SV chưa đóng tiền nội trú, in thành danh sách của từng khu, giao Nhà trưởng.

- Nhà trưởng từng khu đôn đốc SV đóng tiền nội trú (trên cơ sở danh sách phòng cung cấp)

- Gia hạn đóng tiền đối với những trường hợp đặc biệt khó khăn do Phó Giám đốc xem xét giải quyết.

Từ 20/8 đến 30/10

- Quyết định số 155/CP ngày 16/8/1966 của Hội đồng Chỉnh phủ về việc thành lập và quy định nhiệm vụ quyền hạn của Trường Thủy sản nay là Trường Đại học Nha Trang.

- Quyết định số 153/2003/QĐ-TTg ngày 30/7/2003 của Thủ tướng Chỉnh phủ về việc ban hành Điều lệ trường Đại học.

- Quy chế Công tác học sinh, sinh viên nội trú trong các trường đại học, cao đẳng và THCN, dạy nghề, ban hành kèm theo Quyết định số 2137/BGD&ĐT ngày 28/6/1997 và đã sửa đối bổ sung theo Quyết định số 41/2002-QĐ-GD&ĐT ngày 18/10/2002 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo;

- Quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của các chức danh viên chức (ban hành kèm theo Quyết định số 688 ngày 7/8/2007 của Hiệu trưởng.

- Quy định số 180 /QĐ-ĐHTS-CTSV ngày 10/4/2003 của Hiệu trưởng, v/v Quy định chức năng nhiệm vụ của các đơn vị trong công tác sinh viên

- Nội quy đối với sinh viên nội trú do Hiệu trưởng Trường Đại học Thủy sản (nay là Trường Đại học Nha Trang) ký ban hành ngày 1/8/1998;

- 7 điều cấm HSSV Đại học Nha Trang không được làm.         

- Tờ trình về việc thu tiền nội trú của Trưởng Phòng Công tác sinh viên, đã được Hiệu trưởng phê duyệt ngày  /  8 / 2007.

2

Hoàn chỉnh thủ tục hồ sơ nội trú

- Bộ phận Ký túc xá lập danh sách chính thức:

* Đối với sinh viên năm thứ nhất đến năm thứ 3

* Đối với sinh viên khóa mới.

- Nhà trưởng lập danh sách sinh viên các phòng ở nội trú thuộc khu vực được giao phụ trách (theo mẫu)

- Phó Giám đốc phụ trách KTX, đối chiếu số liệu giữa danh sách của Nhà trưởng và danh sách đang quản lý trên mạng, chỉnh sửa những số liệu chưa khớp, báo cáo Giám hiệu

- Nhà trưởng lập anbuml ảnh từng phòng ở.

- Bộ phận KTX làm thẻ sinh viên nội trú :

* Phụ trách bộ phận KTX lập và in mẫu thẻ nội trú.

* Nhà trưởng viết các thông tin, dán ảnh vào thẻ.

* PGĐ kiểm tra và ký chứng thực, chuyển văn thư đóng dấu;

* Nhà trưởng ép Plastic và trao đến từng sinh viên nội trú.

- 5 ngày kể từ thời điểm bắt đầu năm học mới.

- 10 ngày (kể từ ngày tuyển nguyện vọng 2)


- Hoàn chỉnh trước ngày thứ 15 kể từ ngày tuyển nguyện vọng 2 (khóa mới),

- Từ 30/11

- Trước 30/11

- Nt

 
- Trước 20/8

- Trước 30/11

- Nt

- Nt

Mẫu 1

Mẫu 2

3

Ký kết hợp đồng nội trú.

- Phó Giám đốc lập và in mẫu hợp đồng.

- Nhà trưởng ghi đầy đủ các mục trong hợp đồng và chuyển cho đại diện phòng ở của SV ký.

- Nhà trưởng được ủy quyền của GĐ ký  hợp đồng nội trú.

- Nhà trưởng chuyển hợp đồng đã ký kết cho SV và theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng.

- Trước 20/8.

 - Từ 20/8 đến 15/11

- Từ 15 đến 30/11.

- Từ 30/11 trở đi.

Mẫu 3

4

Quản lý trật tự trị an khu KTX

- Nhà trưởng lập kế hoạch trực KTX và tổ chức trực (thực hiện lịch trực)

* Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở HS-SV nội trú thực hiện tốt nội quy, quy chế, xây dựng nếp sống văn hóa; chấn chỉnh những biểu hiện lệch lạc chưa đúng quy chế, phát hiện và xử lý người ngoài vào ở trái phép trong KTX.

* Tiếp nhận những ý kiến đề nghị của sinh viên, giải thích trong phạm vi quyền hạn cho phép, ghi nhận và báo cáo lên lãnh đạo Trung tâm những vấn đề vượt quá giới hạn.

* Quản lý các cửa ra vào của các KTX cao tầng , đóng cửa lúc 23 giờ, mở cửa lúc 5 giờ.

* Viết nhật ký: khái quát tình hình ca trực, những vấn đề cần tiếp tục theo dõi giải quyết, ý kiến đề xuất

* Chỉ đạo, xử lý: Phó Giám đốc nhận báo cáo từ Nhà trưởng, kết hợp với các nguồn thông tin khác và tùy tình hình để đưa ra giải pháp hợp lý.

- Từ 27 -  29 tháng trước

- Hàng ngày

- Đầu giờ mỗi ngày

Mẫu 4

Mẫu 5

Mẫu 6

5

Đăng ký nhận xét vào sổ quản lý sinh viên.

- Nhà trưởng ký xác nhận chỗ ở.

- Nhà trưởng nhận xét quá trình ở của sinh viên, làm cơ sở cho lớp, khoa xếp loại đạo đức

- Đầu học kỳ (20 ngày đầu)

- Cuối học kỳ

(20 ngày cuối)

Mẫu

TT

Nội dung

Thực hiện

Thời

 gian

Biểu

mẫu

Văn bản

liên quan

1

Chuẩn bị kế hoạch

- Phó Giám đốc phụ trách ký túc xá: căn cứ quỹ phòng ở, số lượng sinh viên khóa mới tuyển vào, số lượng sinh viên diện chính sách, sinh viên nữ, để lập kế hoạch bố trí sinh viên nội trú theo từng khu vực.

- Thông qua hội nghị đơn vị thảo luận phương án và thống nhất kế hoạch.

- Phó Giám đốc thông báo: bằng văn bản dán ở bảng tin, loa phát thanh trường, gửi thông báo về các khoa

Tháng 5 hàng năm

- Kế hoạch năm học của Trường, kế họach tuyển sinh.

- Quy chế Công tác học sinh, sinh viên nội trú trong các trường đại học, cao đẳng và THCN, dạy nghề, ban hành kèm theo Quyết định số 2137/BGD&ĐT ngày 28/6/1997 và đã sửa đối bổ sung theo Quyết định số 41/2002-QĐ-GD&ĐT ngày 18/10/2002 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo.

2

Tiếp nhận hồ sơ đăng ký nội trú

 Nhận các phiếu đăng ký nội trú và xét duyệt:

* SV năm thứ nhất đến năm thứ 3 do Nhà trưởng KTX đảm nhận.

* SV mới trúng tuyển do bộ phận đón tiếp SV (lĩnh vực KTX) đảm nhận.

 - Tháng 5, 6 hàng năm.

- Thời điểm đón tiếp sv khóa mới.

Mẫu 1

3

Thu tiền nội trú

- Cấp phiếu nội trú.

* SV năm thứ nhất đến năm thứ 3 do QTT đảm nhận.

* SV mới trúng tuyển do bộ phận đón tiếp SV đảm nhận.

- Phòng Kế hoạch – Tài chính thu nhận tiền nội trú:

* SV năm thứ nhất đến năm thứ 4.

* SV mới trúng tuyển

- Tháng 5, 6 hàng năm.

- Thời điểm đón tiếp sv khóa mới.

- Tháng 8

- Thời điểm đón tiếp sv khóa mới

Mẫu 2

Tờ trình về việc thu tiền nội trú của Giám đốc Trung tâm PV trường học, được Hiệu trưởng phê duyệt ngày    / 8  /  2011.

4

Giao phòng ở cho SV

Nhà trưởng dẫn SV đến tận phòng và lập biên bản giao nhận phòng ở các trang thiết bị trong phòng.

Sau khi SV đóng xong tiền nội trú

Mẫu 3

T

T

Nội dung

Thực hiện

Thời

gian

Biểu

mẫu

Văn bản

liên quan

1

Phát sinh tài sản hư hỏng

Đơn vị có nhu cầu lập giấy đề nghị theo biểu mẫu

Mẫu 1

Quyết định số 34/QĐ-ĐHNT, ngày 10/01/2007 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nha Trang, V/v ban hành Quy định tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị văn phòng cho các đơn vị, cá nhân trong trường

2

Giám định hiện trạng tài sản đang sử dụng

TTPVTH kiểm tra, đề xuất Giám hiệu theo biểu mẫu

Trong 1 ngày từ khi nhận Giấy đề nghị

Mẫu 1

Quyết định số 1484/QĐ-ĐHNT, ngày 04 /11/2011 của Hiệu trưởng Trường ĐH Nha Trang về chức năng, nhiệm vụ các đơn vị;

3

Sửa chữa tài sản hư hỏng

- Đơn vị chức năng liên hệ, làm thủ tục mua sắm, sửa chữa.

- TTPVTH, Phòng KHTC hướng dẫn làm thủ tục (Hợp đồng nếu có)

Trong 1 ngày từ khi Giám hiệu phê duyệt

- Theo QĐ 1484/QĐ-ĐHNT ngày 04-11-2011

4

Nghiệm thu, bàn giao tài sản đã được sửa chữa

- TTPVTH lập B.Bản bàn giao, nghiệm thu sửa chữa tài sản

- Phòng KHTC hướng dẫn thủ tục thanh toán và chuyển tiền

1 ngày

Mẫu 2

Thông tư số 131/2007/TT-BTC, ngày 05 /11/2007 của Bộ tài chính hướng dẫn thực hiện đấu thầu mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước bằng vốn nhà nước;

5

Nhập sổ, phần mềm quản lý tài sản

- Đơn vị sử dụng ghi sổ theo dõi tài sản và quản lý, khai thác, sử dụng.

- Phòng KHTC  nhập sổ, phần mềm (ghi tăng tài sản) tài sản hỏng để làm thủ tục thanh lý.